Teilnahmeberechtigt sind alle Musikschulen, Schulen, Vereine, Kirchliche Einrichtungen sowie nichtprofessionelle Gruppierungen und Einrichtungen in freier Trägerschaft in Baden-Württemberg. Besonders willkommen sind Kooperationen zwischen mehreren Einrichtungen. Die Teilnehmer bewerben sich anhand detaillierter Unterlagen zu dem geplanten Musiktheaterstück mit Erläuterung zur Konzeption, Planung und Durchführung. Anhand der eingereichten Bewerbungen werden in einer Vorauswahl bis zu 15 Produktionen von einer Jury zur Teilnahme ausgewählt. Bewertet werden Musik, Inszenierung/Dramaturgie, Schauspiel, Tanz, Werkauswahl sowie das Bühnenbild.

Der Wettbewerb hat erstmals zwei Wettbewerbsphasen und dementsprechend auch zwei Zeiträume, in denen eine Bewerbung um die Teilnahme am Wettbewerb möglich ist. Dabei ist zu beachten, dass die konkreten Aufführungstermine bereits zum jeweiligen Bewerbungsschluss vorliegen müssen. Die Bewerbungsphase I (für Aufführungen vom 1. September 2011 bis 29. Februar 2012) dauert vom 1. April bis 1. Juli 2011; die Bewerbungsphase II (für Aufführungen vom 1. März bis 31. Juli 2012) läuft vom 1. Oktober 2011 bis 1. Januar 2012.

Weitere Informationen zum Lotto-Musiktheaterpreis gibt es in der Finanzierungsdatenbank Baden-Württemberg.